Abschluss einer Ausnahmevereinbarung

Zweck einer Ausnahmevereinbarung

Gelten nach den zuvor genannten Regelungen die Rechtsvorschriften des Mitgliedstaates, in dem die Erwerbstätigkeit ausgeübt wird, kann im Einzelfall eine Ausnahmevereinbarung darüber getroffen werden, dass für die beschäftigte oder selbstständig tätige Person anstelle der Rechtsvorschriften des Beschäftigungsstaates die deutschen Rechtsvorschriften gelten. Wird eine solche Vereinbarung geschlossen, gilt sie stets einheitlich für alle von der EG-Verordnung 883/04 erfassten Zweige der deutschen Sozialversicherung (siehe unter sachlicher Geltungsbereich).

Voraussetzung für den Abschluss einer Ausnahmevereinbarung

Bei einer Ausnahmevereinbarung handelt es sich um eine Ermessensentscheidung der jeweils in den Mitgliedstaaten zuständigen Stellen. Grundvoraussetzung für den Abschluss einer Ausnahmevereinbarung ist das Interesse der Person daran, dass für sie weiterhin die deutschen Rechtsvorschriften gelten sollen. Bei der Entscheidung werden Art und Umstände der Erwerbstätigkeit und im Falle von Beschäftigten insbesondere die arbeitsrechtliche Bindung an den in Deutschland ansässigen Arbeitgeber berücksichtigt. Eine solche arbeitsrechtliche Bindung liegt vor, wenn das bisherige Arbeitsverhältnis unverändert fortbesteht oder lediglich um zusätzliche Regelungen für die Zeit des Einsatzes im anderen Mitgliedstaat ergänzt wird.

Aber auch ein ruhendes Arbeitsverhältnis kann aus unserer Sicht eine ausreichende arbeitsrechtliche Bindung darstellen, wenn bestimmte Nebenpflichten (z. B. Berichtspflichten gegenüber dem in Deutschland ansässigen Arbeitgeber, Fortführung der betrieblichen Altersvorsorge bei diesem Arbeitgeber) während des Auslandseinsatzes bestehen bleiben und das bisherige Arbeitsverhältnis bei der Rückkehr nach Deutschland in vollem Umfang wiederauflebt.

Ferner muss sich der deutsche Arbeitgeber bereiterklären, die Beitrags- und Meldepflichten zur deutschen Sozialversicherung zu übernehmen. Als Bemessungsgrundlage hierzu dient das gesamte Gehalt, welches die Person – ggf. von mehr als einem Arbeitgeber – beanspruchen kann.

Zeitlicher Rahmen eine Ausnahmevereinbarung

Eine Ausnahmevereinbarung wird grundsätzlich nur für Beschäftigungszeiträume von bis zu maximal fünf Jahren getroffen. Bei der Berechnung des Fünf-Jahres-Zeitraums werden Zeiten einer vorherigen Entsendung in den anderen Mitgliedstaat angerechnet. Bei einer mehr als einjährigen Unterbrechung der Arbeiten in diesem Mitgliedstaat entfällt eine solche Zusammenrechnung von Beschäftigungszeiten.

Verlängert sich ein zunächst für maximal fünf Jahre geplanter Einsatz in anderen Mitgliedstaat, kann aus unserer Sicht eine weitere Ausnahmevereinbarung für maximal drei weitere Jahre in Betracht kommen, sofern besondere Umstände der Beschäftigung die Verlängerung des Einsatzes diesem Mitgliedstaat erfordern. Diese Gründe sind im Antrag vom Arbeitgeber oder der beschäftigten Person nachvollziehbar darzulegen.

Besonderheiten für Belgien

Von belgischer Seite wurden wir darüber informiert, dass man bereit ist, in folgenden Situationen eine Ausnahmevereinbarung zu treffen:

• Für die betreffende Person müssen unmittelbar vor der Entsendung nach Belgien mindestens einen Monat die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit gegolten haben.
• Der deutsche Arbeitgeber muss allein über die Höhe des Entgelts und die Laufbahnplanung der Person entscheiden.
• Der deutsche Arbeitgeber ist für die Einstellung und Entlassung der Person zuständig und hat auch die (finanzielle) Last einer Entlassung zu tragen.
• Die Person darf keinen Arbeitsvertrag mit dem Unternehmen, in dem sie die Beschäftigung in Belgien ausübt, geschlossen haben.
• Die Haupt- und Nebenpflichten aus dem Arbeitsvertrag zwischen der beschäftigten Person und dem deutschen Arbeitgeber müssen in vollem Umfang fortbestehen. Ein in Deutschland bestehendes Rumpfarbeitsverhältnis reicht nicht aus.

Von belgischer Seite wurden wir darüber hinaus informiert, dass Ausnahmevereinbarungen dort grundsätzlich für maximal fünf Jahre geschlossen werden. Dabei werden Zeiten einer vorhergehenden Entsendung bis zu 24 Monaten einbezogen. Bei Überschreitung des Zeitraums von fünf Jahren wird die Zustimmung nur in einigen Ausnahmefällen und gegebenenfalls unter dem Vorbehalt einer auflösenden Bedingung erteilt:

• Wenn die Höchstdauer um ein paar Monate überschritten wird, damit eine Aufgabe abgeschlossen werden kann (oder damit z. B. ein Nachfolger eingearbeitet werden kann, …). Der maximale zusätzliche Zeitraum beträgt sechs Monate.
• Wenn die betreffende Person innerhalb eines Jahres nach dem Ablauf der fünf Jahre umfassenden Entsendung aus dem Berufsleben ausscheiden wird (Altersrente, Frührente, Leben von den eigenen Vermögenswerten, …). Zur Bewilligung dieses zusätzlichen Zeitraums ist durch den Arbeitgeber ein schriftlicher Nachweis vorzulegen, in welchem das Datum angegeben ist, zu welchem die Berufstätigkeit enden wird. Dieses Dokument ist ebenfalls von der betreffenden Person zu unterzeichnen.
• Wenn gegen Ende der Entsendung eine sehr fundamentale Umstrukturierung (Fusion, Firmenübernahme, …) im Unternehmen umgesetzt wird, die die Aufgabe der Person, für die sie entsandt wurde, radikal verändert/erweitert. Diese Verlängerung wird nur nach ausführlicher Überprüfung genehmigt, wobei der zusätzliche Zeitraum maximal ein Jahr beträgt. Die Art der Umstrukturierung sowie deren Einfluss auf den Einsatz der Person sind gründlich zu beleuchten.
• Einer weiteren Ausnahmevereinbarung für eine beschäftigte Person, die erneut vorübergehend in Belgien beschäftigt ist, wird nur zugestimmt, wenn zwischen den Beschäftigungszeiten in Belgien mindestens ein Jahr liegt. Ansonsten erfolgt eine Zusammenrechnung der Beschäftigungszeiten. Dies gilt auch bei einem Wechsel des Arbeitgebers.

Sämtliche Ausnahmevereinbarungen werden von der belgischen Seite unter der Annahme abgeschlossen, dass das Unternehmen oder die betreffende Person garantiert, dass die beantragte Verlängerung auch die letzte sein wird und dass die Person anschließend in das Land zurückkehren wird, in welchem sie normalerweise arbeitet oder dass sie aus dem Berufsleben ausscheiden wird. Der Zweck dieser ausnahmsweise gewährten Verlängerung liegt darin, zu verhindern, dass es für einen kurzen und bereits zuvor festgelegten Zeitraum zu einer Unterbrechung im Sozialversicherungsverlauf der Person in dem Land ihrer gewöhnlichen Erwerbstätigkeit kommt. Es soll nicht einfach dazu dienen, den Anschluss einer Person an dieses Sozialversicherungssystem noch eine Weile länger aufrechtzuerhalten.

Sollte sich später herausstellen, dass dieses Versprechen nicht eingehalten wurde, erlischt die Grundlage dieser Vereinbarung und die betreffende Person erhält lediglich den Zeitraum zuerkannt, der allen anderen Beschäftigten in der gleichen Situation gewährt wird (fünf Jahre). Die sozialversicherungsrechtliche Situation wird also rückwirkend korrigiert.

Einige Argumente bleiben aus belgischer Sicht bei der Beurteilung eines Falles, in welchem eine über fünf Jahre hinausgehende Entsendung beantragt wird, grundsätzlich unberücksichtigt. Dies betrifft beispielsweise:

• Die Weiterversicherung in der privaten Krankenversicherung (wie beispielsweise bei Gruppenversicherungen). Alle bilateralen Sozialversicherungsabkommen dienen lediglich der Koordinierung der gesetzlichen Systeme der sozialen Sicherheit. Die Berücksichtigung eines solchen Arguments würde zur ungerechtfertigten Diskriminierung führen.
• Die besonderen Fachkenntnisse der Person und die Schwierigkeiten bei der Suche nach einem Nachfolger. Alle langfristig entsandten Personen sind besonders kompetente Personen.
• Veränderungen und Entwicklungen des Marktes. Hierbei handelt es sich um eine Eigenart des Marktes und um ein unbegrenztes Argument.

In der Praxis kommt eine Ausnahmevereinbarung für eine vorübergehend in Belgien beschäftigte Person daher nur unter diesen Rahmenbedingungen in Betracht.

Zuständigkeit für den Abschluss von Ausnahmevereinbarungen

Für den Abschluss einer solchen Vereinbarung ist auf deutscher Seite der GKV-Spitzenverband, DVKA und auf belgischer Seite für Arbeitnehmer das Office national de sécurité sociale - Rijksdienst voor Sociale Zekerheid und bei Selbstständigen der Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid Directie-generaal Zelfstandigen zuständig. Es sind in jedem Einzelfall beide Stellen beteiligt.

Den Antrag auf Abschluss einer Ausnahmevereinbarung, nach der die deutschen Rechtsvorschriften gelten sollen, ist gemeinsam vom Arbeitnehmer und seinem Arbeitgeber oder von der selbstständigen Person beim GKV-Spitzenverband, DVKA zu stellen.

A1-Antragsverfahren für den Arbeitgeber

Eine Ausnahmevereinbarung nach Artikel 16 Absatz 1 VO (EG) 883/04 ist vom Arbeitgeber ausschließlich im Rahmen des elektronischen Antrags- und Bescheinigungsverfahrens A1 an den GKV-Spitzenverband, DVKA zu übermitteln.

Für die Antragstellung stehen zwei Wege zur Verfügung:

1. Antragstellung mittels systemgeprüfter Abrechnungsprogramme
   Wenn der Arbeitgeber ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm einsetzt, kann er den „A1-Antrag Ausnahmevereinbarung“ für seine Beschäftigten hierüber direkt online stellen.
2. Antragstellung mittels einer maschinellen Ausfüllhilfe
   Nutzt der Arbeitgeber kein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, steht ihm für die Beantragung einer Ausnahmevereinbarung eine maschinelle Ausfüllhilfe der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) unter http://www.itsg.de/oeffentliche-services/sv-net/ zur Verfügung.

Über das Ergebnis der Prüfung wird der Arbeitgeber im Rahmen des elektronischen Antrags- und Bescheinigungsverfahrens A1 informiert. Soweit die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit nach Zustimmung des anderen Mitgliedstaates zur Anwendung kommen, wird auf diesem Wege auch die A1-Bescheinigung übermittelt.

Änderungen sind ausschließlich über das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahrens A1 zu melden.

Antragsverfahren für Selbstständige

Für Selbstständige ist der persönlich unterschriebene Antrag formlos zu stellen.

Dieser Antrag sollte insbesondere folgende Angaben erhalten:

• zur Person (Name, Geburtsdatum, Anschrift, Telefon oder E-Mail),
• zur Rentenversicherungsnummer (falls vorhanden),
• zur Erwerbstätigkeit in Deutschland (Seit wann wird die Tätigkeit ausgeübt? Wird der Geschäftsbetrieb während des Auslandseinsatzes aufrechterhalten? Wird die Selbstständigkeit im Anschluss an den Auslandsaufenthalt weiter fortgeführt?),
• zum Einsatzort im anderen Mitgliedstaat,
• zur Aufenthaltsdauer im anderen Staat inklusive einem Hinweis, woraus sich die zeitliche Befristung des Aufenthaltes ergibt,
• zur gesetzlichen Krankenkasse (falls vorhanden),
• zu den Zweigen der deutschen Sozialversicherung bei denen eine Absicherung besteht.

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