Telearbeit ab 01.07.2023

Grundsätzlich bestimmt die VO (EG) 883/04 für jeden Sachverhalt einer grenzüberschreitenden Erwerbstätigkeit, welcher Mitgliedstaat für die Durchführung der Sozialversicherung zuständig ist. Es ist stets nur ein Staat zuständig, sodass unter anderem nur in einem Staat Beiträge zur Sozialversicherung zu entrichten sind. In bestimmten Fällen kann es jedoch auch im Interesse einer Person sein, abweichend von diesen Regeln in einem anderen Staat versichert zu sein. In diesem Fall kann ein Antrag auf eine Ausnahmevereinbarung gemäß Artikel 16 Absatz 1 VO (EG) 883/04 gestellt werden. Bei einer Ausnahmevereinbarung handelt es sich um eine Ermessensentscheidung der hierfür zuständigen Stellen beider beteiligter Staaten, sodass kein Staat alleine darüber entscheiden kann. Hierbei werden Art und Umstände der Erwerbstätigkeit berücksichtigt.

Im Falle der grenzüberschreitenden Telearbeit haben sich die Unterzeichnerstaaten, darunter Deutschland, darauf geeinigt, auf eine weitergehende Ausübung ihres Ermessens zu verzichten und die beantragte Ausnahmevereinbarung in jedem Fall zu genehmigen, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Die unterzeichnenden Mitgliedstaaten sehen eine abweichende Behandlung von Telearbeit als gerechtfertigt an, da hierdurch weniger enge Bindungen an den Ort der Ausübung der Beschäftigung entstehen. Das Rahmenübereinkommen tritt am 01.07.2023 in Kraft. Es ist auf fünf Jahre geschlossen worden und verlängert sich einmalig automatisch um weitere fünf Jahre. Diese Zeit soll genutzt werden zur Prüfung, ob die VO (EG) 883/04 selbst um eine neue Bestimmung für die Telearbeit erweitert wird.

Mit „grenzüberschreitender Telearbeit“ ist eine Tätigkeit gemeint, die ortsunabhängig erbracht werden kann und in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers oder an seinem Sitz ausgeübt werden könnte, jedoch

• in einem anderen Mitgliedstaat ausgeübt wird als dem, in welchem sich der Sitz des Arbeitgebers befindet und
• sich auf Informationstechnologie stützt, um mit der Arbeitsumgebung des Arbeitgebers sowie zu Beteiligten/Kunden in Verbindung zu bleiben, um die vom Arbeitgeber übertragenen Aufgaben zu erfüllen.

Obwohl das Arbeiten per IT-Verbindung zwingende Voraussetzung ist, muss diese nicht dauerhaft während der gesamten Arbeitszeit bestehen. Es wäre beispielsweise auch zulässig, sich zu Arbeitsbeginn bestimmte Aufgaben herunterzuladen und diese offline zu erledigen.

Das Rahmenübereinkommen gilt für eine Person, die ausschließlich eine abhängige Beschäftigung

• für einen Arbeitgeber oder mehrere Arbeitgeber, die jedoch nur in einem Staat ansässig sind (nachfolgend nur als „Arbeitgeber“ bezeichnet)
• sowohl in dem Staat, in dem sich der Sitz oder Wohnsitz des Arbeitgebers befindet,
• als auch in ihrem Wohnstaat in Form von Telearbeit unter Einsatz von Informationstechnologie

ausübt und auf diese Weise die ihr zugewiesenen Aufgaben erfüllt.

Sofern eine solche Situation vorliegt und

• eine entsprechende Vereinbarung im Interesse der Person liegt und bei der zuständigen Stelle des Staates beantragt wird, in dem der Arbeitgeber seinen Sitz hat,
• kein dritter Staat involviert ist (bspw. ein weiterer Staat, in dem gewöhnlich gearbeitet wird) und
• die Telearbeit im Wohnstaat zwischen 25% und weniger als 50% der gesamten Beschäftigung ausmacht,

sind die Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit des Staates anzuwenden, in dem der Arbeitgeber ansässig ist. Die vorherige Anwendung dieser Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit oder eine grundsätzliche Befristung des Sachverhalts sind nicht notwendig.

Der Anwendungsbereich des multilateralen Rahmenübereinkommens ist auf den großen Personenkreis der „klassischen“ beschäftigten Grenzgängerinnen und Grenzgänger, die in der Regel vor der Ausweitung der Telearbeit im Büro ihres Arbeitgebers im anderen Staat gearbeitet haben, zugeschnitten worden. Die Vereinbarung sollte möglichst einfach gehalten werden, um vielen Mitgliedstaaten eine Unterzeichnung zu ermöglichen. Sie gilt daher nicht für Personen, die

• im Wohnstaat gewöhnlich eine andere Tätigkeit als grenzüberschreitende Telearbeit ausüben und/oder
• gewöhnlich eine Tätigkeit außerhalb des Wohnstaats bzw. des Staates, in dem der Arbeitgeber ansässig ist (bspw. in einer Niederlassung in einem anderen Staat), ausüben.

Zudem gilt sie nicht für Personen, die selbstständig sind. Auch Beamte bzw. Beschäftigte bei in Deutschland ansässigen öffentlichen Arbeitgebern sind nicht erfasst vom multilateralen Rahmenübereinkommen. Für diesen Personenkreis sind weitere Informationen zum Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung hier zu finden.

Das Rahmenübereinkommen kann nur dann in Anspruch genommen werden, wenn sowohl der Wohnstaat der beschäftigten Person als auch der Staat des Arbeitgebersitzes sie unterzeichnet haben. Der belgische Föderale Öffentliche Dienst Soziale Sicherheit sammelt und veröffentlicht die Informationen zu den Unterzeichnerstaaten. Bitte informieren Sie sich dort bzw. unmittelbar bei dem für Sie relevanten Staat. Einzelne Mitgliedstaaten können auch noch nach dem 01.07.2023 die Vereinbarung unterzeichnen. Sie gilt in Bezug auf diesen Staat dann ab dem Monat, der auf die Unterzeichnung folgt.

Das multilaterale Rahmenübereinkommen verweist hier auf die grundsätzlich geltenden Bestimmungen bei der Festlegung des Sozialversicherungsrecht für Personen, die gewöhnlich in zwei oder mehr Staaten arbeiten.

„Gewöhnlich“ bedeutet im Sinne des Rahmenübereinkommens, dass die betreffende Person in Anlehnung an Artikel 14 Absatz 5 VO (EG) 987/09 gleichzeitig oder abwechselnd eine oder mehrere Tätigkeiten in zwei Mitgliedstaaten für denselben Arbeitgeber ausübt. Für diese Bewertung ist relevant, ob vorausschauend betrachtet damit zu rechnen ist, dass im Laufe der kommenden 12 Kalendermonate Arbeitsperioden in zwei Mitgliedstaaten mit einer gewissen Regelmäßigkeit aufeinanderfolgen werden.

Hinsichtlich der Berechnung des im Wohnstaat ausgeübten maximal möglichen Anteils der Beschäftigung von 49,99% ist die voraussichtliche Sachlage in den folgenden zwölf Kalendermonaten zu berücksichtigen – vgl. Artikel 14 Absatz 10 VO (EG) 987/09. Die Beurteilung soll sich folglich möglichst auf einen Zeitraum von 12 Kalendermonaten beziehen und auf nach bestem Wissen und Gewissen gemachten Angaben beruhen. Als Berechnungsgrundlage dient dabei die Gesamtheit der Tage, an denen planmäßig gearbeitet werden soll – also alle Tage, an denen Beschäftigte zu arbeiten haben abzüglich des Urlaubs. Da Beschäftigte an Urlaubstagen ihrem Arbeitgeber nicht zur Verfügung stehen, gelten diese nicht als Arbeitszeit und bleiben entsprechend außen vor. Der Anteil der im Wohnstaat erbrachten Arbeit errechnet sich folglich aus der tatsächlichen Arbeitszeit im Wohnstaat im Verhältnis zu der tatsächlichen gesamten Arbeitszeit. Die Lage der Urlaubstage kann somit den Anteil der Telearbeit im Wohnstaat beeinflussen.

Im Gegensatz dazu haben ungeplante Abwesenheitszeiten - insbesondere aufgrund von Krankheit – keine Auswirkung auf eine bereits vorgenommene Berechnung. Ob eine Arbeitsunfähigkeit an einem Tag mit Telearbeit oder an einem Arbeitstag im Büro des Arbeitgebers eingetreten ist, ändert eine getroffene Entscheidung folglich nicht. Arbeitsunfähigkeiten können somit nicht zur Folge haben, dass die Grenze von 49,99% nachträglich überschritten wird.

• Beispiel: Frau Schulze arbeitet in Vollzeit, ihr stehen 30 Tage Erholungsurlaub im Jahr zu. Bei 250 Arbeitstagen im Jahr ist der Anteil der Telearbeit im Wohnstaat entsprechend auf Basis von 220 Tagen zu berechnen. Um die 49,99% nicht zu überschreiten, dürfen somit planmäßig maximal 109 Tage Telearbeit im Wohnstaat erbracht werden. Ob Frau Schulze in diesem Jahr arbeitsunfähig ist, an wie vielen Tagen sie arbeitsunfähig ist und wo sie gearbeitet hätte, ändert daran nichts.

Da es sich um einen Antrag auf eine Ausnahmevereinbarung handelt, ist er in dem Staat zu stellen, dessen Sozialversicherungsrecht nach dem Rahmenübereinkommen gelten soll. Liegt der Arbeitgebersitz in Deutschland und soll unter den zuvor geschilderten Rahmenbedingungen deutsches Sozialversicherungsrecht zur Anwendung kommen, ist das übliche Antragsverfahren für Ausnahmevereinbarungen gemäß Artikel 16 Absatz 1 VO (EG) 883/04 zu nutzen. Das heißt, dass ein entsprechender Antrag vom Arbeitgeber an den GKV-Spitzenverband, DVKA elektronisch zu übermitteln ist.

Erfüllt der vorliegende Sachverhalt die auf dieser Seite genannten Voraussetzungen und eine entsprechende Vereinbarung ist in Ihrem Interesse, bitten wir für eine reibungslose Bearbeitung um Beachtung folgender Hinweise:

Antragstellung bis 31.12.2023

• Füllen Sie das Feld „BEGRUENDUNG_BESONDERE_UMSTAENDE“ bitte mit dem Text „TW FA: Telearbeit im Wohnstaat unter 50%“.
• Geben Sie unter „Einsatzorte“ sämtliche Orte an, an denen die Beschäftigung ausgeübt wird – insbesondere den Ausübungsort der Telearbeit im Wohnstaat. Bitte beachten Sie jedoch, dass aus technischen Gründen die Angabe eines Einsatzortes in Deutschland aktuell nicht möglich ist und daher nicht erfolgen muss.
• Die Abfrage „MEHRERE_STAATEN“ füllen Sie bitte dennoch mit „J“, sofern die Beschäftigung regelmäßig nur in Deutschland und dem Wohnstaat ausgeübt wird.

Antragstellung ab 01.01.2024

Ab dem 01.01.2024 besteht im elektronischen Antragsverfahren die Möglichkeit, je Einsatzort anzugeben, ob und in welcher Höhe dort die Tätigkeit in Form von Telearbeit ausgeübt wird.

• Geben Sie unter „Einsatzorte“ sämtliche Orte an, an denen die Beschäftigung ausgeübt wird. Als erster Einsatzort ist der Arbeitsort im Wohnstaat der Person anzugeben, da die Freistellung vom Sozialversicherungsrechtes dieses Staates gewünscht wird. Unter den Einsatzorten ist auch die Arbeitsstelle in Deutschland einzutragen.
• Füllen Sie bitte für die jeweiligen Einsatzorte, an welchen die Tätigkeit in Form von Telearbeit ausgeübt wird, das Feld „TELEARBEIT_ANTEIL“ mit dem Anteil der Telearbeit an der gesamten Arbeitszeit in %.
• Die Abfrage „MEHRERE_STAATEN“ füllen Sie bitte mit „J“ zur Bestätigung, dass die Beschäftigung regelmäßig ausschließlich an den angegebenen Einsatzorten ausgeübt wird.
• Das Feld „BEGRUENDUNG_BESONDERE_UMSTAENDE“ ist nicht mehr mit dem Text „TW FA: Telearbeit im Wohnstaat unter 50%“ zu füllen.

Personen, die in Deutschland wohnen und hier Telearbeit für ihren im Ausland ansässigen Arbeitgeber ausüben, wenden sich bitte an den zuständigen Träger des dortigen Staates, sofern sie dem dortigen Sozialversicherungsrecht unterliegen möchten.

Das Rahmenübereinkommen tritt am 01.07.2023 in Kraft. Ein Antrag zu seiner Inanspruchnahme kann somit erst ab diesem Datum Geltung entfalten. Es ist jedoch keine Eile geboten, da ein bei uns eingehender Antrag auch rückwirkend ab dem 01.07.2023 gilt, sofern er bis zum 30.06.2024 gestellt wird und in diesem Zeitraum durchgängig in Deutschland Sozialversicherungsbeiträge entrichtet wurden. Somit ist nach Inkrafttreten des Rahmenübereinkommens ein Jahr Zeit für die Antragstellung mit Gültigkeit ab 01.07.2023. Nach Ablauf des ersten Jahres kann ein Antrag nur noch für drei Monate rückwirkend gestellt werden, ebenfalls unter der Voraussetzung, dass in diesem Zeitraum durchgängig Sozialversicherungsbeiträge in Deutschland entrichtet wurden.

Für eine Person wird eine Vereinbarung jeweils für maximal drei Jahre geschlossen, wobei Verlängerungen auf erneuten Antrag möglich sind.

Wenn die Bedingungen des Rahmenübereinkommens nicht erfüllt sind, wird der Antrag im Rahmen eines regulären Antrags auf Ausnahmevereinbarung nach Artikel 16 Absatz 1 VO (EG) 883/04 auf Basis einer Ermessensentscheidung bearbeitet. Das Ergebnis hängt von der Prüfung und der Bewertung beider beteiligter Mitgliedstaaten ab. Die Unterzeichnerstaaten haben sich verpflichtet, bei grenzüberschreitender Telearbeit, die nicht in den Anwendungsbereich dieses Rahmenübereinkommens fällt, einen Antrag nicht allein aus dem Grund abzulehnen, dass die gewöhnliche grenzüberschreitende Telearbeit voraussichtlich von unbeschränkter Dauer sein wird.

Gelegentliche, spontane Dienstreisen sind unschädlich für die Anwendung des Rahmenübereinkommens. Für sie sind jeweils im Rahmen von Entsendungen nach Artikel 12 Absatz 1 VO (EG) 883/04 die A1-Bescheinigungen zu beantragen . Sind solche Arbeiten jedoch regulärer Bestandteil des Arbeitsplatzes und finden somit gewöhnlich statt, greift die multilaterale Rahmenübereinkommen in Gänze nicht.

Sofern keine Ausnahmevereinbarung gewünscht ist, muss aufgrund der Ausübung der Beschäftigung in zwei Staaten eine Festlegung der anzuwendenden Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit gemäß Artikel 13 VO (EG) 883/04 im Wohnstaat erfolgen. Informationen dazu finden Sie hier . Sind Sie zu mindestens 25% in Ihrem Wohnstaat tätig, unterliegen Sie vorbehaltlich der vorzunehmenden Prüfung dem Sozialversicherungsrecht Ihres Wohnstaats.

Bei einer vorübergehenden Ausübung der Beschäftigung außerhalb des Staates, in dem die Beschäftigung gewöhnlich ausgeübt wird, bleiben die Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit dieses Staats weiter anwendbar, wenn bestimmte Voraussetzungen bei der Ausübung der Arbeit im anderen Mitgliedstaat erfüllt sind. Diesbezüglich sind die Bestimmungen der VO (EG) 883/04 zu beachten. Die entsprechende Entsenderegel in Artikel 12 Absatz 1 VO (EG) 883/04 sieht vor, dass

• die betreffende Person im anderen Staat für ihren in Deutschland ansässigen Arbeitgeber tätig ist,
• die voraussichtliche Dauer der Entsendung 24 Monate nicht überschreiten wird,
• die Person keine andere entsandte Person ablöst,
• für sie unmittelbar vor der Entsendung mindestens einen Monat die deutschen Rechtsvorschriften gegolten haben und
• ihr Arbeitgeber gewöhnlich in Deutschland tätig ist.

Die Tatsache, dass bspw. im Rahmen von einer „Workation“ die Beschäftigung im anderen Staat aufgrund der Initiative der beschäftigten Person ausgeübt wird, schließt eine Entsendung nicht aus. So ist es zwar für eine Entsendung unerlässlich, dass die beschäftigte Person weiterhin dem Direktionsrecht des deutschen Arbeitgebers unterliegt. Dies ist jedoch gegeben, wenn der Arbeitgeber mit der vorübergehenden Auslandstätigkeit einverstanden ist, er die erbrachte Leistung entgegennimmt und er sie durch Fortzahlung des vereinbarten Gehalts vergütet. Aus welchem Grund der Arbeitgeber sein Direktionsrecht auf diese Weise ausübt, ist für die Prüfung einer Entsendung irrelevant.

Sofern Sie sich also vorübergehend in einem anderen Staat aufhalten und dort einer Beschäftigung für Ihren deutschen Arbeitgeber im Homeoffice oder im Rahmen der mobilen Arbeit nachgehen, kann eine sozialversicherungsrechtliche Entsendung somit unter Berücksichtigung der einschlägigen Rechtsgrundlagen in Betracht kommen. Als Nachweis kann eine A1-Bescheinigung beantragt werden. Wir empfehlen, hinsichtlich der Befristung eine schriftliche Vereinbarung zu schließen.

Den englischsprachigen Originaltext des multilateralen Rahmenübereinkommens sowie die dazugehörige „Explanatory Note" können Sie auf der zentralen Informationsseite des belgischen Föderalen Öffentlichen Dienstes Soziale Sicherheit abrufen. Eine deutsche Gebrauchsübersetzung finden Sie hier . Allgemeine Leitlinien zur Telearbeit wurden von der Verwaltungskommission für die Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit veröffentlicht . Zudem informiert auch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales über die Homeoffice-Regelung für Grenzgänger .

Diese Rahmenübereinkommen bezieht sich ausschließlich auf den Bereich der sozialen Sicherheit. Der GKV-Spitzenverband, DVKA kann auf Grund seiner Aufgabenstellung zu steuerrechtlichen Fragen keine Auskunft geben. Dies gilt in gleicher Weise für arbeitsrechtliche Fragen.